Nu este un vis. Chiar se poate. Folosim multe documente pentru că nu avem suite de colaborare pe măsură. Există o șansă ca creșterea numărului de documente să nu se accelereze pe măsură ce companiile se digitalizează. Cum? Asta sper eu să reiasă din paragrafele de mai jos. Se poate cu mai puține documente. Serios!
De ce un astfel de articol? „Organizații cu mai puține documente”
Mi-am pus întrebarea asta de mai multe ori în ultimul timp. De ce toată lumea creează documente? Pe lângă faptul că acel conținut lustruit zile în șir era rareori citit de suficient de mulți oameni, de ce a fost livrat un document și nu o aplicație sau un nou curs într-un LMS? Este evident când analizăm informațiile asimilate de destinatari că documentele trebuiau să fie mai mici, structurate mult mai atent, poate uniform cu specificul organizație, să conțină puține cuvinte și să fie însoțite sistematic de o formă de verificarea cunoștințelor. Câteodată și un minut de video era mai eficient. Asta dacă chiar ne interesează eficiența utilizării documentelor.
Apoi, speram creând articolul să devină și pentru mine mai clar dacă „documentele chiar sunt o problemă pentru organizații” și „ce este de făcut”, dacă este de făcut ceva. Deci, un articol cu utilitate în primul rând pentru mine. Și-l las public, sperând să-i mai găsească și alții utilitate.
Când documentele sunt o problemă pentru organizații?
Vorbim adesea de protecția datelor, de un acces mai strict la date, de un control mai fin al procesării informațiilor. De multe ori mi-am bătut capul cu asta. Cum să securizez procesarea datelor? Cum să mă asigur că este conformă cu reglementările? ș.a.m.d. Concomitent, în jurul nostru zboară documente în toate sensurile, cu tot felul de date. De ce atâta atenție aplicațiilor? De ce atâta stres să ne securizăm aplicațiile? Și bineînțeles că urmează și cerința de a se face export în fișiere ca cineva să poată modifica conținutul și să-l trimită dincolo de granițele companiei, dincolo de orice control al emitentului. Standard. Cred că toate companiile s-au întâlnit cu dinamica asta. Este evident o paradigmă greșită. Iar dacă ceea ce scriu mai jos poate fi înțeles relativ ușor se pare că la nivel individual schimbarea este foarte delicată. De parcă le-am cere colegilor să se lase de fumat sau să trieze gunoiul ca să salvăm planeta.
Îngrijorările mele, gânduri despre documente
Securitatea informației
Dacă fiecare document ar fi tratat ca o aplicație, să le trecem pe la validări de securitate, legal, etc. multe ar fi respinse, ciclul de creare ar fi imposibil de lung și toată lumea ar fi descurajată. Dar dacă din motive importante pentru organizație nu facem asta pentru documente, de ce am face-o pentru aplicații? Este infinit mai sigură o aplicație accesibilă din interior cu acces protejat la baza de date decât un document pe PC copiat și trimis la toți colegii. De ce aplicăm politici disproporționate?
Sensibilitatea datelor și politici de tratarea datelor
Ne-a înnebunit GDPR-ul. Serios. Într-un sens bun. Pentru protecția noastră. A individului de rând. Dar ne-a înnebunit. Atât de multe lucruri noi a trebuit industria să învețe, să evolueze. Și printre ele s-a pus accentul pe tratarea și îngrijirea datelor diferite în funcție de caracterul lor. Pe scurt, datele cu caracter privat într-un fel, celelalte altfel. O spun simplist. Organizațiile tind către un spectru mai mare de grade de sensibilitate. Principiile astea existau și înainte, dar cine-și bătea capul cu arhitectura datelor? Bun. Și ne-am îmbunătățit arhitectura aplicațiilor. Ne punem întrebări mult mai bune.
Să ne închipuim că cineva trimite un document fără să țină cont de criteriile astea scumpe, cu date de sensibilitate diferită la un loc. Cum se mai aplică politicile astea? Nu se mai aplică. Documentul capătă sensibilitate maximă. N-are sens. Avem nevoie de instrumente și practici de o precizie mai bună iar opțiunile în combatarea pierderii datelor (Data loss prevention) nu pot face miracole pentru noi.
Calitatea datelor
Deja subiectul administrării datelor pare să dea suficiente bătăi de cap tuturor organizațiilor. Calitatea datelor, nivelul imediat următor de preocupare spre o mai bună administrare a lor, este subiect imposibil în orice organizație în care schimbul de informații este bazat în primul rând pe schimb de documente, fie ele și Excel. Când faci o aplicație însă, comitet după comitet. Că se face un formular oficial. Cu mulți care dau feedback, cu testare, cu quality management, pentesting, ș.a.m.d. La crearea documentul toate nevoile astea dispar. De parcă doar aplicația este sursa de informații oficială, deși în multe organizații mai repede se uită lumea la documentul formatat un pic mai sexy, decât să se mai conecteze la aplicație.
Documentele sunt statice
Primiți sau stabiliți obiective? Dacă o faceți în documente este deja bine. Înseamnă că așteptările sunt partajabile. Dar dacă cumva obiectivele alea se strâng și-ar trebui să apară într-o listă? Sau dacă trebuie să asigurați același proces cu foarte mulți oameni? Sau ceea ce s-a agreat este un indicator de performanță pe care trebuie să-l monitorizați, să-l urmăriți, să-l prezentați…Dacă toate informațiile acestea circulă în documente, descurajați digitalizarea obiectivelor. Automatizarea în jurul lor devine greoaie. Este pur și simplu păcat. Dacă obiectivele erau deja informații într-o bază de date, se putea tenta o colectare automată a noilor indici, un studiu de tendințe, implementarea unui sistem de alerte ș.a.m.d. Din pricina asta descurajez utilizarea documentelor în stabilirea obiectivelor, planurilor, definirea proceselor, termenelor sau orice fel de așteptări. Suntem în secolul 21. Numărul de opțiuni care să ne ajute în acest sens este suficient de mare încât să se regăsească toate organizațiile.
De ce facem documente?
Motivele sunt multiple. Le reiau pe alea care mi-au venit la îndemână imediat:
- ușor de creat
- informații portabile
- complexitatea redusă a documentelor
- contracte
- date prezentate frumos
- informații structurate
- în lipsă de altceva
- munca este grea
- modelul de plată per utilizator
- nu știm că se poate face altfel
Documentele sunt ușor de creat
Argumentul nu mai este suficient. Este incredibil de ușor să creezi pagini Confluence, SharePoint sau cam orice fel de wiki (fără mediawiki). Sunt indexabile. Iar gestiunea de drepturi este suficient de fină (mai fină față de ce putem obține din gestiunea de documente bazată pe fișiere). Înainte făceam documente la fiecare două-trei emailuri. Dar astăzi avem mesagerie instantanee în multe organizații. Și este infinit mai simplu să scrii direct sau să te înregistrezi și să trimiți înregistrarea (deși tot fișier rămâne).
Informații portabile
Atunci când trimitem o informație între părți, portabilitatea este foarte importantă. Standardizarea fișierelor a jucat un rol deosebit aici. Am făcut un document word. Toți cei care-l primesc îl pot citi. Pentru că docx este un standard (iș) în lumea tehnologiei de astăzi. Sau mai simplu, fișierele pdf. Cel mai bun exemplu este trimiterea CV-ului, încă bazată pe fișiere. Halal aplicarea la joburi în IT în secolul 21.
Portabilitatea fișierelor rămâne un avantaj considerabil. Probabil și singurul motiv pentru care ne vom întâlni mereu cu fișiere.
Dar portabilitatea nu este specifică doar fișierelor, ci oricărui tip de date transmise între sisteme. Să-ți creezi propria schemă de date și s-o trimiți altora ca să-ți poată interpreta corect informația este un procedeu clasic. Deci folosirea implicită a fișierelor poate fi revizuită.
Să exporți într-un document o variantă de lucru a unei pagini (SharePoint, Confluence, wiki) este relativ ușor. Însă asta nu mai este o scuză bună pentru a continua să folosești documente în cadrul aceleiași organizații. Majoritatea soluțiilor colaborative îți permit să dai acces altora la paginile pe care lucrezi. Care-ar mai fi scopul unor astfel de platforme dacă nu ăsta?!
Complexitatea redusă a generatoarelor de documente
Sunteți bine așezați? Pentru că ceea ce urmează să spun va suna șocant pentru cei care ați văzut documente monstruos de stufoase. Însă chiar și cele mai mari, mai voluminoase și mai îmbârligate documente, nu pot atinge complexitatea pe care o poate obține informația structurată prezentată printr-un program, cu cod, prin programare. Într-un fel, documentele sunt no-code. Rareori au ceva interacțiuni în ele, așa cum o au paginile HTML cu JavaScript sau Excel cu VBA. Iar dacă astfel de interacțiuni sunt posibile, ele nu pot fi realizate de persoane fără formarea corespunzătoare. Deci cheia în utilizarea frecventă a documentelor este ușurința cu care putem face lucruri extraordinare. Microsoft Word este un exemplu în acest sens. Atât de simplu este să faci orice (dacă nu ești fan iPhone), chiar și chestiuni avansate, încât poți avea senzația în scurt timp că ești un profesionist în utilizarea PC-ului.
Contracte
Ne plac, nu ne plac, nu scăpăm de ele. Avem nevoie să captăm paragrafele agreate de părți la momentul dat și să le transformăm într-un acord explicit conform prevederilor legale. Aș fi bucuros să văd deja legalizarea semnăturii electronice peste tot în lume. Până la înlocuirea formei acordului mai este ceva timp. Deja aud cum strigați blockchain-blockchain! Cum ziceam: mai este mult timp.
Date prezentate frumos
La câte documente urâte a văzut fiecare, pare șocant. Da! Chiar facem documente pentru că avem senzația că putem prezenta aceleași informații mai frumos sau inedit, altfel. Și-apoi, există documente și documente. De cele mai multe ori facem diapozitive PowerPoint când vrem să ne dăm în petic, ceea ce este mai de înțeles. Însă să faci documente word pentru că ți se par informațiile mai frumos organizate și înfrumusețate depășește puterea mea de înțelegere.
Informații structurate
Contraintuitiv, dar pentru persoana neformată, mai puțin tehnică, crearea unui document poate veni și pe fondul unei mai bune structurări a informației. A se înțelege că informații structurate pentru mine, și pentru programatori în special, înseamnă cu totul altceva. Însă mi s-a întâmplat de multe ori să aud: „acum avem un document frumos structurat, clar. Este o bază bună”, deși avea zeci sau sute de pagini, navigarea era imposibilă și documentul de-o inutilitate greu de reprodus.
În lipsă de altceva
Nu toate organizațiile au avut noroc de leadershipul corespunzător sau de mijloacele care să le permită instrumentele moderne necesare oricărei companii cu pretenția de „activitate digitalizată”. Dacă săracii oameni n-au nimic, bine că au și ceva formă de office. Fie ea și (Libre)OpenOffice sau chiar și WordPad. Am trăit-o pe pielea mea.
Munca este grea
Nu în ultimul rând, munca este grea. Să faci orice altceva în afară de documente este greu. Să livrezi este greu. Să găsești soluții este greu. Să execuți un plan este greu. Și mai greu este să-l adaptezi pe măsură ce înveți. Să faci un document este ușor. Să faci un document nu este chiar ușor. Probabil că n-ar mai fi un simplu document și-ar fi parte dintr-un ansamblu de elemente care să țină cont și de niște obiective, așteptări și măsurarea îndeplinirii acestora. Să aducă o oarecare dinamică.
Să faci documente este ușor. Mie-mi este. Multora la este. Chiar dacă autorii se lansează în zeci de ateliere cu întrebări grele și discuții importante. De asta de cele mai multe ori la capătul misiunii vedem un document. Am stabilit un nou proces, am luat o nouă decizie, am agreat un plan. Greul abia după asta începe. Scurtătura cea mai la îndemână este să „ne spunem că am făcut documentul, rămâne doar de executat”. De aici vine abundența de documente. De asta ar trebui să veghem asupra echilibrului dintre numărul de documente și aplicarea conținutului lor.
Modelul de plată per utilizator
Am văzut mecanismul ăsta să-i limiteze pe mulți. Pentru organizațiile largi, suma tuturor abonamentelor poate deveni repede covârșitoare. Ceea ce este o scuză pentru întârzierea unei decizii mai bune, dar nu pentru a o amâna la nesfârșit. Pentru mine, modelul de plată per utilizator a fost izbitor de revoluționar. Este ca un zid de model de calcul peste care e foarte greu să treci. Eu am trecut. O poate face oricine.
Modelul este o limitare în sensul în care suita de colaborare aleasă nu le permite tuturor să acceseze paginile de conținut. Atunci începem să exportăm fișiere.
Nu știm că se poate face altfel
Pentru cei care încă consideră crearea unui document mai ușoară decât folosirea unei prezentări sau aplicații cu low-code/no-code, realitatea este foarte diferită astăzi. Este la fel de ușor să creezi o primă aplicație cu no-code în care prezinți niște date ca atunci când îți faci un Excel sau PowerPoint (ceea ce nu presupune că doar asta poți să faci cu genul ăsta de soluții). Se poate și altfel!
Favorizați date structurate în locul documentelor
Ce înțeleg prin date structurate?
Prin date structurate mă refer simplist la modul în care informația poate fi modelată pentru o stocare, interogare și procesare eficientă și securizată. De obicei nu conține elemente despre formă (sublinieri, fonturi, alinieri) ci doar informații brute. Dacă ar fi să vorbim de stocarea informațiilor despre colegi și rolurile lor, prin date structurate ne putem imagina un tabel într-o bază de date cu nume, prenume, număr de telefon și rolul persoanei în organizație.
| Nume | Prenume | Tel | Rol |
| Cornel | FATULESCU | 03219231312 | Programator |
La limită și Excel-urile bine îngrijite ar putea intra în lista soluțiilor pentru gestiunea datelor structurate. Practica însă mi-a demonstrat contrariul de fiecare dată. Soluții ca bazele de date relaționale, graph sau chiar și issues trackers ca Jira, Planner, care pot stoca informații structurat, pot intra la categoria de soluții pentru stocarea și servirea datelor structurate. Evident, în organizațiile moderne de azi, totul trebuie să fie API și WebHook based. Personal am descoperit SharePoint lists de aproape doi ani de zile și mi se pare soluția elegantă chiar și pentru persoanele mai puțin tehnice și suficient de sofisticat încât să dezvolți aplicații.
Beneficiile înlocuirii documentelor cu date structurate
- costă mai mult să procesezi documente decât date structurate
- criptarea datelor nu presupune și criptarea formei, deci devine mai rapidă
- transferul datelor este mai eficient și el, pentru că putem transmite doar datele, nu și prezentarea lor
- informațiile nu mai sunt duplicate, greu de raționalizat
- documentele nu permit configurarea accesului la date la nivelul de precizie pe care ni-l dorim azi, per fișier, nu pe secțiune din document
- prezentarea nu se schimbă când s-au schimbat datele
- datele nu sunt influențate când schimbăm prezentarea (câte prezentări am văzut ciuntite din cauza asta!)
- putem restrânge (expune public) accesul la date, ținând sub control accesul (spre deosebire de trimiterea unui fișier căruia îi pierdem urma)
- creștem gradul de precizie când lucrăm la calitatea datelor când avem date structurate
- crește numărul de posibilități de procesarea datelor, ele fiind deja structurate (căutare, agregare, filtrare, etc.)
- apare tendința de a grupa datele și de a le menține într-un singur loc spre a le prezenta oriunde
- pot fi aplicate politici pe date în funcție de sensibilitatea lor (anumite date pot fi cache-uite, altele nu, unele criptate, etc.)
- finețea trasabilității accesului la date crește (cineva a văzut un asset, nu documentul, fără să știm ce anume a vizualizat din document)
- securizarea datelor și tratarea datelor în funcție de caracterul lor (privat, nu toate datele sunt egale) devin într-adevăr posibile
Organizațiile de mâine decuplează prezentarea de informație
Poate că cel mai important progres în gestiunea și partajarea informațiilor de astăzi este faptul că nu mai suntem obligați să gestionăm și prezentăm informațiile cu aceleași instrumente. De fapt, amestecul ăsta este una din practicile cele mai dăunătoare. Asta-i și problema cu documentele. Conțin informații, de obicei duplicate, pe care le gestionăm în alte sisteme, și le înfrumusețăm tot în document. Dacă datele s-au schimbat (acolo unde este sursa datelor, undeva într-o aplicație), de cele mai multe ori trebuie să reluăm exercițiul și să refacem prezentarea. Astăzi nu mai este nevoie. Practica mea preferată este să-mi creez liste SharePoint în care gestionez informațiile și apoi le afișez în pagini SharePoint, confluence sau aplicații PowerApps. Pentru mine, asta-i magie curată. Ăsta-i și motivul pentru care în lumea managementului de conținut au apărut Headless CMS, care să rupă datele de prezentare. Iar tendința asta se va manifesta din ce în ce mai mult. Există motive multe și bune pentru asta. Principiul este simplu, indiferent de tehnologia folosită: gestionezi informațiile într-un singur loc, astfel încât să le poți interoga, agrega, filtra, sorta, etc, și le distribui unde e nevoia (CDN) și le prezinți cum este necesar (personalizat pentru utilizator).
Să nu mai generăm documente
Avem reflexul să creăm documente pe bandă rulantă. Dar nevoia începe să se diminueze. M-am gândit să fac și un ghid care să vă ajute în acest sens. Pentru manageri de departament. Pentru responsabili cu infrastructura.
- utilizați soluții colaborative moderne: Office/SharePoint, Zendesk, ServiceNow…
- favorizați conversații Teams, Slack în locul email-urilor
- studiați dacă nu aveți deja funcții utile ca: agregator de informații (Delve), search (SharePoint, teams), audit acces la date (Office365 admin) care să vă faciliteze ziua de zi cu zi și administrarea informațiilor
- mail-ul, suita colaborativă sunt strâns legate (Google, Office365)
- favorizați descompunerea documentelor în formă/prezentare și date structurate pe care le afișați
- descurajați template-urile de documente și încurajați aplicațiile low-code(PowerApps, AppSheet, Bubble)
- favorizați prezentări dinamice în locul fișierelor PowerPoint (sunt la fel de ușor de făcut)
- favorizați FAQ dinamic, conversațional, chatbot în locul FAQ-ului de tip wiki
- înlocuiți checklist-urile ca documente cu aplicații care gestionează flow-uri și checklist-uri (Jira, Planner, Trello)
- înregistrați-vă prezentările și distribuiți-le cu suita voastră colaborativă (Microsoft Stream, Youtube)
- gestionați datele ca pe activele companiei
Și-ar mai fi multe. Mai las un element pentru managerii de IT. Folosiți soluții complete de Identity and Access Management, pentru că nu cred că mai există organizații care să nu aibă nevoie de așa ceva.
Concluzie: organizații cu mai puține documente
Am făcut turul nevoii documentelor. Pe foarte repede înainte am discutat despre conflictul pe care excesul utilizării documentelor îl poate genera. Și-am și propus niște soluții suficient de largi încât să poată fi adaptate în context de oricine. Am dat și câteva exemple. Și poate că cel mai important, am subliniat importanța de a revizui bunele practici în gestiunea și partajarea informațiilor și sper că v-am adus aminte că documentele ar trebui să se supună acelorași reguli ca aplicațiile.
Viitorul organizațiilor se creionează astfel:
- profitând de platforme cloud (de colaborare, de productivitate, de lucrul cu date, low-code, etc.)
- cu mai puține documente (sper)
- centrat pe administrarea datelor (recomand)
- cu sisteme transparente și auditabile (imperativ)
- headless, conversațional…(într-adevăr digital)
Organizații cu mai puține documente, vă doresc!
Dacă doriți să aflați mai multe despre mine, Cornel Fătulescu, sau proiectele în care sunt implicat, vă invit să mă descoperiți și ca Chief Platform Officer la Pentalog, să mă urmăriți pe Facebook, ca investitor la wanttolearn, să citiți unul dintre primele articole despre mine și să mă contactați urmând ghidul de pe pagina de contact.
Acest articol a fost citit de 680 ori